Norma de uso del canal interno de información de la Sociedad de Promoción Exterior Principado de Asturias S.A., ASTUREX

El canal interno de información y de ética de la Sociedad de Promoción Exterior Principado de Asturias, S.A. (Asturex), es un elemento esencial de compromiso corporativo con el cumplimiento normativo, la cultura ética promovida por Asturex y con la evitación de riesgos penales y/o comportamientos delictivos contrarios a los principios y valores de la sociedad.

Su uso es confidencial y está basado en la protección del denunciante, habilitando a todos los empleados e incluso a terceros interesados, la posibilidad de denunciar o comunicar la existencia de potenciales incumplimientos que responda a alguna de las siguientes tipologías:

• Incumplimiento de los principios éticos del Manual de Cumplimiento Penal de Asturex
• Infracciones de Derecho de la Unión Europea, penales o administrativas graves o muy graves recogidas en la Ley 2/2023
• Incumplimientos de normativa relevante del sector público para Asturex
• Comportamientos relacionados con la evitación de supuestos de acoso laboral
• Potenciales incumplimientos en materia de prevención del blanqueo de capitales
• Potenciales riesgos penales, incumplimientos del Manual de Cumplimiento penal de Asturex o comportamientos delictivos que puedan suceder en la propia sociedad o en las relaciones de ésta con terceros

Las características del canal interno y los principios que rigen su funcionamiento son: 

• Garantía de confidencialidad de la identidad del informante en la gestión de las comunicaciones del canal interno y durante todo el proceso de gestión de la información
• Previsión de posibilidad de mantener la comunicación con el informante y si se consiera necesario, solicitarle información adicional
• Posibilidad de presentar comunicaciones anónimas 
• Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oídas en cualquier momento
• Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas 
• Respeto de las disposiciones sobre prorección de datos personales de acuerdo con lo previsto en la ley

Los medios para presentar y tramitar las comunicaciones son los siguientes:

• Se realizará a través del canal, que permite la presentación de denuncias, quejas, reclamaciones y/o sugerencias a través de un formulario electrónico al que se accede on line en la página corporativa de Asturex. Este formulario estará disponible 24 horas al día, todos los días del año, con excepciones de interrupción temporal del servicio por razones de mantenimiento técnico.
• En la denuncia se podrán aportar o adjuntar cuantos documentos, videos, audios y/o evidencias que el denunciante estime conveniente para acreditar los hechos denunciados.
• Se reconoce la indemnidad y protección de la identidad de los denunciantes de buena fe y se garantiza la confidencialidad de las informaciones facilitadas que serán analizadas por el responsable de cumplimiento normativo y control de Asturex, encargado de velar, controlar y supervisar el Manual de Cumplimiento penal de Asturex.
• La pantalla a la que se accede cuando se entra en la página web indica que, antes de nada, la persona usuaria debe aceptar el procedimiento de gestión de las comunicaciones, el manual de utilización del canal y la política de protección de datos aplicable. Para la aceptación, deberá marcar todas las casillas. En cuanto marque éstas, cambiará la pantalla.
• La pantalla solicita a la persona usuaria que:
  • El tipo de comunicación que quiere realizar: denuncia, queja, reclamación, duda o sugerencia. En el caso de marcarse denuncia, se le solicitará que marque si la considera urgente o no urgente.
  • Se deberá marcar la casilla correspondiente con el tipo de relación que se mantiene con la sociedad (cliente, personal empleado, proveedor, etc.), así como una descripción de los hechos y los principios éticos que se consideran vulnerados.
• La persona usuaria que elija la forma en la que quiere realizar su comunicación: formulario escrito, grabación de voz o entrevista personal. 
• Si elige formulario escrito podrá ser: 
  • Anónima: No se solicitarán datos identificativos, ni datos contextuales de la sesión o geolocalizadores. Además no se enviará correo alguno advirtiéndole de los cambios de la denuncia. 
  • Semi anónima. Si elige esta opción, la persona usuaria habrá de facilitar sus datos personales, si bien estos serán disociados de su comunicación, de manera que será solamente el contenido de esta la que llegará a la PRC. Con la elección de esta opción, la persona usuaria recibirá avisos del canal.
  • No anónima. Seleccionando esta opción, la persona usuaria tendrá que facilitar sus datos, que serán revelados a la PRC y recibirá avisos del canal.
• De manera automática se enviará un correo electrónico, a la persona usuaria que la haya presentado para confirmar su recepción. El texto incluirá un enlace web y la referencia alfanumérica asignada al caso. Asimismo, se procederá a la apertura de un expediente por la comunicación que se reciba.
• Se llevarán a cabo todas las diligencias que se consideren pertinentes, medidas cautelares, aclaraciones, informes, toma de decisiones y cuantas acciones sean necesarias para formar juicio sobre lo realmente acaecido para poder emitir una respuesta. Una vez concluida la investigación se redactará un informe que describa los hechos, las diligencias practicadas, los resultados alcanzados.

Concluida la redacción del informe, se elaborará propuesta de archivo de la comunicación, si se deduce que los hechos no son constitutivos de infracción legal, del Manual de Cumplimiento Penal o no han quedado suficientemente acreditados (esta decisión no impedirá una posterior investigación cuando aparezcan nuevos indicios que así lo aconsejen), o bien, propuesta de tipificación de los hechos desde el punto de vista del cumplimiento, la gravedad de la infracción y el marco sancionador aplicable de acuerdo con el sistema disciplinario de la sociedad.   

La confidencialidad de los datos del informante está garantizada durante todo el proceos de gestión de la información presentadas. También tiene derecho a renunciar a que se le envíen comunicaciones posteriores a la presentación de la información. Así mismo, podrá presentar la comunicación de forma anónima. 

Salvo que haya renunciado de forma expresa a recibir comunicaciones o que haya presentado su comunicación de forma anónima, tiene derecho a conocer el estado de la tramitación de su comunicación y el resultado final de la actuación dentro de los plazos establecidos. 

El Responsable del Tratamiento de sus datos es ASTUREX SOCIEDAD DE PROMOCIÓN EXTERIOR PRINCIPADO DE ASTURIAS, S.A. (en ASTUREX).

Sus datos serán tratados con la finalidad de desarrollar las funciones de control interno y cumplimiento del canal de denuncias internas. 

La legitimación para el uso de sus datos está basada en el cumplimiento legal establecido en el Art. 31 bis 5 4ª apartado del Código Penal.

No se procederá a la cesión de datos a terceros, salvo obligación legal para la adopción de medidas disciplinarias o tramitación de procedimientos judiciales o a prestadores de servicios (Asesores Compliance).

Los datos recogidos a través de este canal de denuncias se mantendrá durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigacion sobre los hechos denunciados o durante el tiempo legal establecido. Y en caso de no darse curso a la misma, se mantendrá de forma anonimizada.

No se llevarán a cabo transferencias internacionales de datos ni análisis de perfiles. 

Los interesados podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad o limitación del tratamiento, dirigiéndose a ASTUREX, en Parque Tecnológico de Asturias, Edificio CEEI - 33428 LLANERA (Asturias) o por correo electrónico a asturex@asturex.org. Igualmente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de datos si considera que sus derechos han sido vulnerados. 

En el caso de producirse alguna modificación de sus datos, rogamos nos lo comunique debidamente por escrito con la finalidad de mantener sus datos actualizados.

Política de protección de datos del proveedor del servicio, Marca Franca S.L.

“Marca Franca, S.L.” (con CIF B- 70360342 y domicilio social en la C/ Costa Rica, 5, 2º, puerta B2, 15005, de A Coruña), como encargada de tratar los datos personales del fichero Canal Responsable, respeta al máximo la privacidad de las personas usuarias de la aplicación, tratando sus datos personales con celo, protección y de forma confidencial, de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicios suscrito con la empresa clienta. Por ello, informa a las personas usuarias de que:

• Sus datos serán tratados de acuerdo a las finalidades definidas por el Responsable del Tratamiento, o en su defecto,  las referidas a continuación, siendo la base jurídica del tratamiento el interés legítimo y el cumplimiento de una obligación establecida en la propia LOPDGDD.

• Los datos de quien formule la comunicación, de personas empleadas y de terceras personas se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

• No se van a tomar decisiones automatizadas ni se van a realizar perfiles en relación a la información y datos recabados.

• Los datos podrán ser comunicados a terceras personas cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.

• Las personas interesadas pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos y tienen el derecho a solicitar la limitación u oposición a su tratamiento  a través los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento en la Política de Privacidad de la parte superior, o en su defecto, la dirección electrónica privacidad@marcafranca.com, así como  derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es),  si consideran que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

Las personas usuarias deben saber que las comunicaciones que presenten tendrán la consideración de información confidencial y reservada. A tal efecto, se salvaguardará especialmente la identidad de las personas denunciantes de buena fe, que serán protegidas contra cualquier clase de represalia, discriminación o penalización por motivo de la comunicación realizada.

Marca Franca no revelará, en ningún momento los datos de la persona que presente la comunicación, recogidos en el paso 1 del aplicativo web, denominado "Datos personales de la persona denunciante" salvo que:

• Sea requerida para ello, judicialmente o por la autoridad competente.

• El órgano responsable de cumplimiento, a la vista de la denuncia, y de forma motivada, lo  estime estrictamente necesario, siempre que el denunciante preste expresamente su consentimiento.

• Existan razones objetivas para entender que la denuncia se ha formulado de mala fe (p.e en base a documentación falsa) y el órgano responsable de cumplimiento solicite, por escrito, a Marca Franca que le facilite la identidad de la persona denunciante, a los solos efectos de promover las medidas disciplinarias que resulten de aplicación.

Se recomienda a la persona usuaria que no facilite a nadie su identificación, su contraseña ni la referencia alfanumérica de su comunicación.

Dada la naturaleza de los datos tratados y las circunstancias del tratamiento, con el objeto de evitar, en la medida de lo posible y siempre según el estado de la técnica, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, Marca Franca adoptará las medidas necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido por la responsable del fichero, según lo acordado con esta y de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación.

Marca Franca se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos con el objeto de adaptarla a las novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a decisiones corporativas estratégicas.

1.OBJETO

Este manual tiene por objeto dar a conocer la forma en que funciona Canal Responsable, el canal interno de información implantado por ASTUREX - SOCIEDAD DE PROMOCIÓN EXTERIOR PRINCIPADO DE ASTURIAS, S.A. (en adelante LA ORGANIZACIÓN) y que es una herramienta perteneciente a la empresa externa Marca Franca.

Canal Responsable es uno de los elementos configuradores del Sistema Interno de Información. Sus características (ámbitos subjetivo y material, etc.), así como un catálogo de conductas delictivas se encuentran en la Política del Sistema Interno de Información de LA ORGANIZACIÓN disponible en su página web.

2. PRESENTACIÓN DE COMUNICACIONES

Puede accederse a Canal Responsable a través de la web de LA ORGANIZACIÓN.

En la página de inicio del canal figuran su política de privacidad, el presente manual de uso y el procedimiento de gestión de las comunicaciones. Es imprescindible marcar que se han leído, comprendido y aceptado para poder entrar al canal. 

Una vez dentro, el canal solicita que se indique el tipo de comunicación que se quiere realizar, si es o no urgente, la relación que se mantiene con LA ORGANIZACIÓN y, si se desea y corresponde, los ámbitos que se consideran vulnerados. Asimismo, ha de introducirse una contraseña ideada para la ocasión, la cual hay que repetir para seguir avanzando.

A continuación ha de seleccionarse una forma de realizar la comunicación. Puede escogerse entre:

1. Comunicación anónima. La persona que la realice no tendrá que indicar ningún dato personal. Como no se le podrán enviar avisos (cambios de estado de la comunicación, solicitudes…), tendrá que acceder a su comunicación en el canal para comprobar si existen.

2. Comunicación semi anónima. La persona que la realice tendrá que indicar sus datos personales, pero estos no serán comunicados a LA ORGANIZACIÓN. Podrá recibir avisos en el correo electrónico que aporte y sus datos no serán revelados a LA ORGANIZACIÓN salvo que haya actuado con mala fe.

3. Comunicación no anónima. La persona que realice la comunicación indicará sus datos personales a LA ORGANIZACIÓN y recibirá avisos en el correo electrónico aportado.

Una vez escogida la forma de presentar la comunicación, la persona que la presente habrá de ir rellenando los diferentes campos, obligatorios u opcionales, que el canal le vaya solicitando, incluido un apartado para adjuntar archivos (documentos, vídeos…).

1. Comunicación mediante formulario escrito 

2. Comunicación mediante grabación de voz

La persona que realice la comunicación habrá de pulsar el botón de grabación y dejar el mensaje que considere. Podrá, además, adjuntar archivos. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación.

3. Comunicación mediante reunión personal

La persona que realice la comunicación deberá indicar qué tipo de reunión desea: presencial, telefónica o por videoconferencia. Deberá reflejar, también, su preferencia en cuanto al horario de realización y sus datos de contacto. Si lo desea, podrá indicar una dirección de correo electrónico; si no la indica, tendrá que entrar en el canal para ver si hay avisos sobre su comunicación. Se le responderá fijando una fecha para la reunión dentro de los siete días naturales siguientes a su solicitud.

La forma en que las comunicaciones son recibidas y tratadas en LA ORGANIZACIÓN puede encontrarse en el Procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en Canal Responsable, disponible en el propio canal.

3. REFERENCIA ALFANUMÉRICA Y CONTRASEÑA

A toda comunicación se le asigna automáticamente una referencia alfanumérica única. La persona que realice la comunicación habrá de recordarla (si ha indicado una dirección de correo electrónico, le llegará un mensaje con ella), pues es necesaria para poder acceder a su comunicación en el canal. También es imprescindible, para acceder a una comunicación, que la persona que la haya realizado recuerde la contraseña que el canal le solicita crear. 

Con estas credenciales, la persona que haya realizado una comunicación podrá consultarla y anularla, desde el momento de su presentación hasta que el ÓRGANO COMPETENTE  ordene su bloqueo en aplicación de la normativa sobre protección de datos personales. Es importante tener presente que la anulación de una comunicación por parte de quien la haya realizado no implicará la no tramitación, aunque el  ÓRGANO COMPETENTE conocerá de esa voluntad de desistir y la tendrá en cuenta.

4. PERSONAS AFECTADAS

Según lo establecido en la Ley, durante la tramitación del expediente lasa personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la lyey, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos de procedimiento. 

5. COMUNICACIONES FALSAS 

La Ley especifica en su artículo 63 que comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad será constitutivo de una infracción muy grave.